What to consider when accepting international interns.

Alle Förderprogramme (Erasmus+ ICM/ Promos/ Erasmus+ Incoming) befürworten die unverzügliche Rückreise der internationalen Praktikan*innen in ihre Heimatländer angesichts der aktuellen Situation. Trotzdem bleibt es eine Einzelentscheidung, welche die Studierenden/ Graduierten mit ihren Heimathochschulen und ihren Betreuer*innen an der TUD treffen.
LEOSACHSEN hat diese Entscheidung den Studierenden freigestellt und sie in Bezug auf alle bestehenden Möglichkeiten beraten. Unsere Hinweise finden Sie hier.
Mit Blick auf die einzelnen Optionen zu Erasmus+ ICM (KA107) Praktika finden Sie nun auch Hinweise, welche nächsten möglichen Schritte für Sie als Betreuer*in notwendig werden. LEOSACHSEN unterstützt Sie gern dabei.
Die Nationale Agentur beim DAAD hat nun eine FAQ-Liste zusammengestellt, um allgemeine Antworten auf die wichtigsten Herausforderungen geben zu können. Diesen Ratschlägen folgen auch wir.
Ganz individuell können wir unseren Projektteilnehmer*innen folgende Handlungsanweisungen zur Verschiebung, zum Rückzug oder zum Abbruch ihrer Mobilität geben:

Vorzeitige Rückreise


Vorzeitige Rückreise kann in zwei möglichen Verfahren bearbeitet werden:

  1. Unterbrechung
  2. Abbruch

zu 1.
Das Praktikum kann unterbrochen werden bis sich die Situation weltweit bessert. Das laufende Förderprojekt wurde zu diesem Zweck um ein Jahr bis zum 31.07.2021 verlängert. Die zusätzlich entstandenen Kosten der Rückreise ins Heimatland und erneuten Reise ins Gastland wird dabei aber nicht vom Erasmus+ Programm übernommen.
Vorgehen in dem Fall: Information per Email an LEOSACHSEN, welche die Rückreisedaten und den voraussichtlichen Zeitraum der Fortführung des Praktikums benennt.

zu 2.
Das Praktikum kann abgebrochen werden. In dem Fall erbitten wir von den Praktikant*innen und ihren Betreuern folgende Dokumente zur Abwicklung des Flows und der Finanzierung möglicherweise entstandener Kosten:

  • unterzeichnetes Grant Agreement im Original, wenn nicht bereits eingereicht
  • unterzeichneter Verlängerungsvertrag im Original, wenn es zutrifft und nicht bereits eingereicht
  • Scan des vollständig abgezeichneten Learning Agreements
  • Aufenthaltsbestätigung
  • Kostenübersicht und Eidesstattliche Erklärung
  • ggf. Nachweise über entstandene Kosten im Zusammenhang mit dem Abbruch (Umbuchungskosten, fortlaufende Mietzahlungen), wenn diese nicht anderweitig abgegolten werden können.
    Als Nachweise gelten Mietvertrag im Original, Umbuchungsnachweise, Kontoauszüge.

Rücktritt vom Praktikum


Wenn eine Verschiebung des Praktikums nicht möglich ist und ein Rücktritt notwendig wird, können auch hier ggf. bereits entstandene Kosten geltend gemacht werden, sofern Grant Agreement und/ oder Learning Agreement bereits unterzeichnet sind.
Vorgehen:

  • Absprache zwischen beiden Partnerhochschulen und Praktikant*in
  • Regelung aller notwendigen Maßnahmen zur Stornierung von Reisemodi und Unterkunftsplanungen
    – Aufheben aller Nachweise für diesbezüglich entstehende Kosten
  • Information LEOSACHSENS per Email
  • Einreichen folgender Unterlagen:
    1. unterschriebene Vertragsteile: Grant Agreement im Original, Learning Agreement als Scan-Version, ggf. Verlängerungsvertrag im Original
    2. Nachweise der entstandenen Reise- und ggf. Umbuchungskosten
    3. Mietvertrag im Original, wenn Kosten geltend gemacht werden sollen, die trotz Kündigung bestehen bleiben.
    4. Übersicht der entstandenen Kosten an LEOSACHSEN schicken

Verschiebung eines Praktikums

Das Förderprojekt 2018-2020 wurde um ein ganzes Jahr verlängert. Letztmöglicher Praktikumstag ist daher der 31.07.2021.

Vorgehen:
bei bereits ausgehändigtem und unterzeichnetem Fördervertrag können bereits entstandene Kosten bis zur maximalen Höhe des im Grant Agreement bewilligten Stipendiums geltend gemacht werden. Einzureichen sind in dem Fall:

  • unterzeichnetes Grant Agreement im Original, wenn nicht bereits eingereicht
  • unterzeichneter Verlängerungsvertrag im Original, wenn es zutrifft und nicht bereits eingereicht
  • Scan des vollständig abgezeichneten Learning Agreements
  • Aufenthaltsbestätigung
  • Kostenübersicht und Eidesstattliche Erklärung
  • ggf. Nachweise über entstandene Kosten im Zusammenhang mit dem Abbruch (Umbuchungskosten, fortlaufende Mietzahlungen), wenn diese nicht anderweitig abgegolten werden können.
    Als Nachweise gelten Mietvertrag im Original, Umbuchungsnachweise, Kontoauszüge
  • Email an LEOSACHSEN mit den neuen Daten des verschobenen Praktikums

In Abhängigkeit der im Land noch verfügbaren Mittel wird dann erneut über ein Praktikum entschieden.

Ausharren im Gastland

Einige Ihrer Praktikant*innen werden in Erwägung ziehen, bis zum Ende Ihres Praktikums im Gastland zu bleiben. Insofern ihre Arbeitsaufgaben auch im Notbetrieb durchgeführt werden können, ist dies möglich.

Wir haben den Studierenden zu bedenken gegeben:

  • Die Auszahlung des Stipendiums kann über den Zeitraum des Notbetriebs nicht sichergestellt werden. LEOSACHSEN hat alle aktuellen Praktikant*innen kontaktiert und die für den folgenden Monat geplante Cash Auszahlung vorgezogen. Die automatisierte Überweisung der Stipendien auf ein deutsches Konto ist ebenfalls nicht sicher. Die Praktikant*innen müssen sich ggf. vorfinanzieren, bis der Universitätsbetrieb wieder aufgenommen wird und Liegengebliebenes abgearbeitet werden kann.
  • Wir wissen nicht, wie die Situation sich entwickelt, daher kann zum Zeitpunkt der geplanten Ausreise dieselbe nicht möglich sein. Augenmerk muss hier auf das Visum und die Krankenversicherung der Praktikant*innen gelegt werden.
    Schengen-Visa werden bis zur Beendigung des Notbetriebes in der Ausländerbehörde Dresden verlängert. Zwischenzeitlich ablaufende Visa gelten daher bis 20.04.2020.
    Die Krankenversicherung muss von den Praktikant*innen selbständig verlängert werden! Bitte prüfen Sie das. Die wenigsten Studierenden planten eine über das Praktikum hinausgehende Laufzeit der Versicherung von vorn herein ein.
  • Was für Angestellte und Mitarbeiter gilt, gilt auch für Praktikant*innen: bleiben Sie im regelmäßigen Kontakt mit ihnen.
  • Spätestens wenn die Rückreise naht und/ oder dies nun doch erwünscht, aber nicht möglich sein sollte, sind die Studierenden aufgefordert, Angebote ihrer eigenen Regierungen/ Ministerien bez. Rückholaktionen aus dem Ausland prüfen.

Im Falle von Fragen oder Hinweisen erreichen Sie die Teammitglieder von LEOSACHSEN, wenn Sie unsere offizielle Emailadresse placement.leosachsen@tu-dresden.de benutzen. Wir sind alle im Home-Office, haben aber regelmäßigen Zugang zu Ihren Anfragen.

Bleiben Sie gesund!

Das LEONARDO-BÜRO SACHSEN hat seit 1992 Erfahrung darin, Praktikanten international zu entsenden und zu empfangen. Seit 2015 fungiert LEOSACHSEN nun auch als Internationales Praktikumsbüro der TU Dresden. In dieser Funktion übernehmen wir für Sie die meisten der unten beschriebenen organisatorischen Schritte bis zum Beginn des Praktikum, sodass Sie sich auf die fachliche Eingliederung des Praktikanten konzentrieren können, die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes und einer Betreuungsperson.

Auf den folgenden Seiten haben wir für Sie alle wichtigen Schritte und Informationen zusammengestellt, die für die Aufnahme eines internationalen Praktikanten und die erfolgreiche Durchführung eines entsprechenden Praktikums notwendig sind. Sie können sich aber auch an die verantwortlichen Personen in unserem Büro wenden und werden von Ihnen Schritt für Schritt durch den Aufnahmeprozess geführt.

Wir freuen uns, Sie im Kreis der aufnehmenden Einrichtungen begrüßen zu können. Wir wünschen Ihnen und Ihren Praktikanten viele gute gemeinsame Erfahrungen.

Was Sie bei einer Praktikumsanfrage beachten sollten.

Insofern es nicht schon in der Anfrage enthalten ist, erfragen Sie zunächst, bis zu welchem Datum der Bewerber eine endgültige Entscheidung von Ihnen benötigt. Studierende sind häufig unter zeitlichem Druck – sie müssen sich für oder gegen ein Semester/einen Zeitraum im Ausland entscheiden und unterliegen dabei den Rückmeldefristen der Heimathochschule.

Prüfen Sie im Anschluss:

  1. Ob die Anfrage fachlich zum Aufgabenspektrum Ihrer Abteilung passt.
  2. Ob das vorhandene Arbeitsaufkommen es zum angefragten Zeitraum des Praktikums zulässt,
    – dass ein Praktikant eine sinnvolle Aufgabenstellung bearbeiten kann,
    – dass der bestellte, verantwortliche Betreuer auch noch die Zeit aufbringen kann, einen Praktikanten zu betreuen.
    Bedenken Sie: Praktika sind primär Lerneinheiten im Rahmen eines Ausbildungsganges, sie dienen nicht der Überwindung kurzfristiger Arbeitsüberlast.
  3. Ob die Betreuung in der gewünschten Arbeitssprache (häufig Englisch) nicht nur vom direkten Betreuer geleistet werden kann, sondern
    – auch von anderen Kollegen, zur Schaffung eines breiteren Kommunikationsumfeldes,
    – auch in den schriftlichen Unterlagen gewährleistet ist, damit der Studierende sich in die ihm anvertraute Thematik einarbeiten kann.
  4. Inwieweit ein Praktikumsentgelt oder nichtmonetäre Unterstützungsleistungen (Unterkunft, Transportkostenerstattung, kostenfreie Verpflegung) möglich sind.

Teilen Sie Ihre daraufhin getroffenen Entscheidungen LEOSACHSEN und dem Bewerber mit. Während LEOSACHSEN umgehend die administrativen Prozesse in die Wege leiten wird, können Sie ggf. ein Skype-Interview zur Feststellung der tatsächlichen Sprachkenntnisse erfragen, vor allem dann, wenn es um die Arbeitssprache Deutsch geht und die Betreuung in der Landessprache des Herkunftslandes oder in Englisch im Bereich nicht abgesichert werden kann.

Was Sie bei der Erstellung des Praktikumsvertrages beachten sollten.

Der internationale Praktikant kommt entweder im Rahmen eines Förder-/ Austauschprogrammes (1) oder als sog. “free mover” (2). Zudem gilt es zu beachten, ob Sie eine Bezahlung (3) in Betracht ziehen oder nicht.

(1) Wird der Studierende über ein Förderprogramm unterstützt (meist Erasmus+, aber auch andere, länderspezifische Förderprogramme sind denkbar), bringt er die entsprechenden Unterlagen schon mit. Die erste Aufgabe LEOSACHSENS ist es dann, den (zumeist in Englisch verfügbaren) Vertragstext zu überprüfen, ob er den in Ihrem Bereich üblichen Gegebenheiten an bestimmten Stellen widerspricht.

Dies bezieht sich auf mögliche

  • Geheimhaltungsklauseln,
  • Eigentumsansprüche von im Praktikumsverlauf entstandenen Werken,
  • (Vermittlungs-)Gebührenpflichten,
  • Versicherungsvorschriften,
  • andere Anforderungen, die ggf. an Sie als aufnehmende Einrichtung gestellt werden könnten.

Fallen uns derartige Klauseln auf und können oder wollen Sie diese Klauseln nicht erfüllen, werden diese von LEOSACHSEN mit dem Studierenden oder seiner entsendenden Hochschule besprochen und ggf. gestrichen. Bitte bedenken Sie, dass diese Art Verträge häufig aus Sicht des Entsendelandes mit seinen dort üblichen Regeln und Verpflichtungen und zumeist in Unkenntnis der Gegebenheiten im möglichen Gastland aufgesetzt sind. Verhandlungen sind hier sinnvoll und in aller Regel mit positivem Ausgang für beide Seiten möglich.

Einigen Sie sich mit dem Studierenden auf einen möglichen Praktikumsbeginn und eine geplante Praktikumsdauer. Behalten Sie dabei im Blick, dass internationale Praktikanten ggf. noch ein Visum von der Botschaft im eigenen Land und eine Arbeitsfreigabe der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung in Deutschland einholen müssen.

LEOSACHSEN prüft für Sie, ob der vereinbarte Zeitrahmen des Praktikums unter die Mindestlohnpflicht fällt und passt für Sie die Praktikumsdauer entsprechend an. Falls eine Bezahlung angedacht ist, wird diese nicht in den Fördervertrag des Studierenden eingetragen, sondern der Prozess unter (3) begonnen.

Wir prüfen für Sie die üblichen Versicherungsregelungen im eigenen Hause, halten diese im Praktikumsvertrag fest und informieren den Praktikanten über in Deutschland notwendige/ übliche Versicherungen. Es obliegt Ihnen, die Praktikumsaufgaben und die Betreuungsmodi für den Praktikanten festzulegen, ebenso den wöchentlichen Arbeitsstundenumfang sowie die Bezahlung. Bitte informieren Sie uns darüber.

Förderverträge von Programmen wie Erasmus+ enthalten keine Verschwiegenheits- oder Datenschutzklauseln. An der TU Dresden erhält jeder über LEOSACHSEN empfangene Praktikant die erforderlichen diesbezüglichen Belehrungen.

(2) Free Mover bringen meist keine eigenen Dokumente mit. In diesem Fall können Sie auf die Vorlagen LEOSACHSENS zurückgreifen.

Folgende Inhalte müssen dabei bedacht sein:

  • Praktikumsdauer,
  • Praktikumsinhalte,
  • Qualifikationen, die der Praktikant mitbringen muss, um die geplanten Aufgaben leisten zu können,
  • Qualifikation, die im Verlauf des Praktikums erlernt werden sollen,
  • Angaben zur Betreuung (Wer? Wie?),
  • Ggf. Zahl der Credit Points oder andere Art der Anerkennung durch die Hochschule (in diesem Fall sollte die entsendende Hochschule den Praktikumsvertrag mit unterzeichnen),
  • Notwendige Versicherungen, die der Praktikant mitbringen muss,
  • Wöchentliche, durchschnittliche Arbeitszeit und
  • Angaben zur Vergütung oder geldwerten Unterstützungsleistungen.

(3) Wenn Sie eine Bezahlung für den Praktikanten in Betracht ziehen, sollten diese Mittel im Fördervertrag des Stipendiengebers nicht erwähnt werden, sondern im unten genannten Antrag angefordert werden. (Beachten Sie: es dürfen nicht gleichzeitig zwei verschiedene Verträge auf die gleichen Mittel verweisen.) Auch im Fall von Free Movern empfiehlt es sich die entsprechende Vorlage zu verwenden, welche Sie auf den internen Seiten der TU Dresden unter dem Namen: Antrag auf Ausstellung eines Vertrages/einer Vereinbarung zum Einsatz eines Praktikanten (Formular D2.2/78, Stand: 07.03.2017) finden. Achtung: Die Bearbeitungszeit nach vollständiger Antragsabgabe beträgt 8 Wochen! Bitte kalkulieren Sie das ein.

Bitte bedenken Sie: Obwohl die offizielle Sprache Deutsch ist und üblicherweise alle Unterlagen und Verträge auch auf Deutsch erstellt und abgelegt werden, wäre es interkulturell eine nette Geste, den Praktikumsvertrag mit einem nicht-Deutsch-sprachigen Praktikanten auf Englisch zu erstellen oder ihm eine entsprechende Übersetzung anzubieten. Das gibt dem Praktikumsgeber auch die Sicherheit, dass die Details der gemeinsamen Absprachen auch wirklich verstanden wurden.

Werden internationale Praktikanten an der TU Dresden eingeschrieben?

Nein, das werden Sie nicht.
Damit entfällt die Pflicht, sich an die beiden dafür geöffneten Bewerbungsdeadlines im Jahr zu halten. Auch müssen Praktikanten keine Semestergebühren bezahlen, was ihnen besonders entgegenkommt, da Praktika meist deutlich kürzer sein können als die Dauer eines Semesters.

Statt der Einschreibung werden Praktikanten über einen Praktikumsvertrag an die TU Dresden gebunden, haben damit gleiche Rechte und Pflichten wie Arbeitnehmer.

Was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten.

Neben der üblichen Vorbereitung auf den neuen Mitarbeiter in fachlicher Hinsicht und in der Vorbereitung und Einrichtung eines Arbeitsplatzes empfehlen wir, sich auch interkulturell auf den internationalen Studierenden vorzubereiten. Das empfiehlt sich ganz besonders dann, wenn die Mitarbeiter des Bereichs bislang nur wenig Kontakte mit internationalen Kollegen hatten. Sich in einer Fremdsprache ausdrücken zu können, also die entsprechenden Vokabeln zu kennen, heißt nämlich nicht automatisch, dass man einander auch versteht.

Beispiele:

  • Während in Deutschland das Leben in den privaten und den Arbeitsbereich aufgeteilt sind, existiert in vielen anderen Ländern diese deutliche Trennung nicht. Internationale Praktikanten können sich darum schwertun, wenn man sie quasi ohne Begrüßung gleich in das Business as usual eingliedert. Besser ist es, sich in einem Welcome Meeting ganz konkret um den Neuling zu kümmern und auch nach den Gegebenheiten zu fragen, die das Praktikum nicht direkt, wohl aber den Aufenthalt im Land betreffen. Diesen Service übernehmen wir für Sie.
  • Ablehnung, Nichtzustimmung, Andersartigkeit im Denken auszudrücken ist in Deutschland ganz normal. Auch über Hierarchien hinweg. Auf den Ton kommt es an. In vielen Kulturen außerhalb Europas ist dies jedoch undenkbar. Diese Kulturen würden es als Affront auffassen, auf eine Bitte eine direkte Absage zu empfangen. Auf der anderen Seite würde der das Gesicht verlieren, der einer Bitte nicht nachkommt. Hier ist Aufmerksamkeit gefragt, denn statt des Wörtchens NEIN wird man Ihnen vielleicht 3 mögliche Alternativen nennen, aus denen Sie erkennen müssen, dass man Ihnen zwar gern weiterhelfen möchte, es aber nicht kann.
  • Während in Deutschland fehlende Kritik oft schon als höchstes Lob angesehen wird, wäre das ehrlich gemeinte, deutsche „Gut gemacht“ für manche internationale Praktikanten ein deutliches Signal, dass ihr Werk dringender Überarbeitung bedarf. Es fehlt ihnen schlicht an überschwänglicher Freude, damit das Lob auch wirkt.

Diese drei kleinen Beispiele zeigen Ihnen, dass interkulturelle Kommunikation kleine Fettnäpfchen bereithält, die man vielleicht nicht verhindern, bei guter Vorbereitung zumindest aber erkennen und ggf. im Nachgang gemeinsam besprechen und ausräumen kann.

Ihre Suche auf den üblichen Kanälen wird Ihnen eine Vielzahl an interkultureller Beratungsliteratur bieten, die Ihnen und Ihren Praktikanten weiterhelfen wird. Zusätzlich beraten wir Sie gern.

Der erste Praktikumstag

Wir, das LEONARDO-BÜRO SACHSEN, haben uns angewöhnt, alle internationalen Praktikanten zu einem Welcome Meeting am ersten Tag des Praktikums zu bitten. Ggf. sogar dem Praktikumszeitraum vorgelagert.

Wir tun das aus der Erfahrung heraus,

  • dass zu Beginn eines Praktikums mit Wohnort- und Landeswechsel eine Vielzahl administrativer Prozesse bewältigt werden muss von Menschen, die mit der deutschen Mentalität und deutscher Administration mitunter nur wenig Erfahrung haben.
  • dass diese Menschen aus Ländern kommen können, deren Service-Begriff ein anderer ist als der in Deutschland und die daher mit anderen Erwartungen an unterstützende Maßnahmen hier ankommen.
  • dass der immer auftretende Kulturschock und das damit einhergehende Gefühl der Verunsicherung auf diese Weise abgemildert werden kann.
  • dass ganz pragmatisch die Praktikanten besser an ihren fachlichen Aufgabenstellungen arbeiten können, wenn die anderen anstehenden Aufgaben geklärt sind oder in Arbeit und wenn sie wissen, dass sie bei all diesen Prozessen nicht allein sind.
  • dass es uns mehr Arbeitszeit kostet, bestimmte Umstände wieder zu beheben, als sie von vorn herein auszuschließen bzw. offensiv anzugehen.

Die Vorlagerung des Termins vor den eigentlichen Praktikumsstart erbitten wir oft von Praktikanten, die aus Ländern kommen, deren Reise einen ganzen Tag in Anspruch nimmt. Das verschafft den Studierenden die nötige Zeit,

  • tatsächlich anzukommen, denn viele junge Reisende planen verpasste Flüge und verspätete Ankunftszeiten nur selten ein.
  • sich von der anstrengenden Reise zu erholen.
  • sich vorab schon mal in der Stadt einen Überblick zu verschaffen, den Weg in unser Büro bzw. zum Praktikumsgeber schon mal abzulaufen/ sich entsprechend mit den öffentlichen Verkehrsmitteln vertraut zu machen, um zum Praktikumsstart pünktlich zu sein.

Inhalte des Welcome Meetings:

Administratives

  • Prüfung des von allen Seiten abgezeichneten Praktikumsvertrages
  • Prüfung der Gültigkeit der ID-Card/ des Passes über die gesamte Dauer des Praktikums und darüber hinaus
  • Prüfung der Aktualität der Student-ID/ des Studierendenausweises über die gesamte Dauer des Praktikums hinweg
  • Prüfung des Status der Krankenversicherung
  • Abfragen der Anschrift am Praktikumsort
  • Klären der Notwendigkeit und des Status der Anmeldung bei der Meldebehörde
  • Belehrung mit Blick auf die Versicherungspflicht generell
  • Belehrung mit Blick auf die vom Unternehmen gewährte Unfallversicherung für den Zeitraum des Praktikums
  • Belehrung mit Blick auf Urlaubsanspruch und Vorgehen bei der Beantragung
  • Belehrung hinsichtlich des Umgangs mit Krankheitsphasen und entsprechenden Meldepflichten

Service

  • Informationen generell zum Gesundheitssystem in Deutschland
  • Informationen zur Sicherheit während des Praktikums und zur Sicherheitslage am Praktikumsort
  • Information zum Erwerb in Deutschland gültiger Sim-Cards
  • Information zum Erwerb eines deutschen Bankkontos
  • Begleitservice zur Meldebehörde/ Ausländerbehörde
  • Kulturelle Informationen zu den im Praktikumsunternehmen üblichen Umgangsformen, -regeln usw.
  • Informationen zu Möglichkeiten der Vernetzung mit anderen Studierenden. (Z.B. Erasmus+ Stammtisch)
  • Informationen zu kulturellen und sportlichen Möglichkeiten der Freizeitgestaltung in Dresden.

Das Praktikum neigt sich dem Ende entgegen.

Mit Blick auf die Praktikumsinhalte und die Leistung des Praktikanten ist es natürlich angebracht, ein abschließendes Gespräch zu führen. Dieses sollte allerdings auch offen sein für die Hinweise und Anmerkungen des Studierenden mit Blick auf die Organisation des Praktikums in Ihrer Fakultät bzw. Ihrer Forschungseinrichtung. Je nachdem auf welche Weise der Praktikant seinen Praktikumszeitraum anerkannt bekommen möchte, müssen Sie ggf. vorgefertigte Bestätigungsformulare ausfüllen und ihm ein qualifiziertes Praktikumszeugnis zumeist in englischer Sprache ausstellen.